Inside the box: Neue Kommunikationswege schaffen

Interview mit Susanne Nickolas

Projekte. Personen. Partner

Susanne Nickolas ist die „Türsteherin“ der Ingenieurgesellschaft Klaus Drücke: An ihr kommt so schnell keiner vorbei. Die Technische Systemplanerin organisiert seit rund vier Jahren alle Termine zwischen Ingenieuren und Systemplanern. Warum ein neuer Glaskasten dabei eine zentrale Rolle spielt und wie sich die Kommunikation zwischen im Team seither verbessert hat erzählt Sie uns im Interview.

Glasbox Sebastian Geck Geschäftsführer Ingenieurgesellschaft Klaus Drücke Dortmund

Frau Nickolas, Sie koordinieren die Termine zwischen den Ingenieuren und Technischen Systemplanern in Ihrem Team. Wie kann man sich das vorstellen?

Susanne Nickolas: Die Systemplaner sitzen alle in der oberen Etage und die Ingenieure unten. Ich sitze direkt im ersten Büro. Die Mitarbeiter rufen mich an und erklären mir, um welche Aufgabe es sich handelt und bis wann sie fertig sein muss. Dann schaue ich, welcher Zeichner gerade frei ist und ob er für diesen Auftrag qualifiziert ist. So teile ich die Aufgaben ein und lege Besprechungstermine fest. Der Treffpunkt ist dann in der neuen „Glasbox“.

Und wie war die Situation vor der Integration dieses neuen Kommunikationsweges?

Susanne Nickolas: Ehrlich gesagt war es total chaotisch bei uns im Büro. Jeder ist zu jedem gegangen und wollte, dass sein Anliegen sofort bearbeitet wird. Natürlich wurde es immer erledigt, aber der Arbeitsrhythmus war unstrukturiert und durcheinander. Es war stressig für alle Beteiligten.

Susanne Nickolas im Interview Sebastian Geck Geschäftsführer Ingenieurgesellschaft Klaus Drücke Dortmund

Wie ist die Idee zu dem Glaskasten entstanden? War es ein großer Aufwand den ihn in den Arbeitsablauf zu integrieren?

Susanne Nickolas: Die Idee ist vor etwa einem Jahr entstanden. Dass es so nicht weitergehen konnte, war dem ganzen Team klar. Die Idee kam, als KDWS in das andere Gebäude gezogen ist. So ist ein Teil dieses Gebäudes frei geworden und das haben wir zum Anlass genommen, eine Umstrukturierung vorzunehmen. Es war eine Hauruck-Aktion, denn wir haben die Idee nicht auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, sondern gesagt: Wir machen das jetzt sofort. Dann ging alles ganz flott.

War es eine Umgewöhnung für die Ingenieure und Technischen Systemplaner?

Susanne Nickolas: Ja, auf jeden Fall. Anfangs war es für viele Mitarbeiter schwierig, nicht einfach zu den Kollegen durchzugehen, sondern vorerst bei mir Halt zu machen. Die ersten Wochen musste ich sie oft zurückrufen und daran erinnern, erst bei mir einen Termin zu vereinbaren. Deswegen haben wir eine „imaginäre Grenze“ vor meinem Büro etabliert. Es war für alle eine Umstellung, mittlerweile läuft es jedoch super.

Daten & Fakten

– Seit 2016 gibt es eine Glasbox im Ingenieurbüro in Dortmund
– Ziel: Termine koordinieren und Kommunikation verbessern
– Für die Terminvergabe zwischen Technischen Systemplanern und Ingenieuren ist Susanne Nickolas verantwortlich

Wie haben die betroffenen Technischen Systemplaner und Ingenieure auf diese Umstellung reagiert?

Susanne Nickolas: Von vielen haben wir positives Feedback erhalten. Ab und an ist natürlich zu hören, früher sei es einfacher gewesen. Aber für das gesamte Team ist es eine Erleichterung und ich denke, dass alle damit zufrieden sind.

Welche Vorteile sind durch das Etablieren der neuen „Box“ entstanden?

Susanne Nickolas: Das Arbeitsklima hat sich definitiv verbessert. Früher war es so, dass manche Technischen Zeichner deutlich mehr zu tun hatten als andere. Manche wussten gar nicht, was sie als erstes abarbeiten sollten und saßen oft noch länger im Büro, als die anderen schon Feierabend hatten. Das ist heute nicht mehr so, denn alles wird gerecht aufgeteilt.

Hat dieser neue Kommunikationsweg auch Nachteile?

Susanne Nickolas: Nein, nicht wirklich. Letztendlich sind alle Beteiligten mit der Situation heute zufriedener. Was vielleicht ein kleiner Nachteil ist: Man sieht sich nicht mehr so oft, wie es früher der Fall war. Damals ist man wirklich immer durch die Büros gelaufen, da ist das Team heute eher getrennt. Da kommt es auch vor, dass man manche Personen im Laufe des Tages noch nicht gesehen hat. Aber wir haben ja immer noch die Küche, wo man sich zum Mittagessen oder Kaffeetrinken treffen kann.

Durch die neue Umgestaltung sind sie sozusagen „die Türsteherin“ des Ingenieurbüros. Keiner kommt so schnell an Ihnen vorbei. Haben Sie dadurch mehr zu tun?

Susanne Nickolas: Auf jeden Fall. Jeder konzentriert sich auf seine eigenen Aufgaben und bei mir kommen sie dann alle zusammen. Gerade bei der ersten Stoßwelle am Morgen wird es manchmal stressig. Aber diese neue Verantwortung bereitet mir auch viel Freude. Denn so komme ich tagtäglich mit dem gesamten Team ins Gespräch und habe Kontakt zu allen Mitarbeitern.

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